| Artículos | 01 ENE 2003

Access 2002 (y IV)

Tags: Histórico
Añada macros, código VBA, páginas de acceso a datos y seguridad a sus bases de datos
Rodolfo de Benito.
En esta última entrega de Access añadiremos algunas mejoras en la base de datos creada en los artículos anteriores, a modo de excusa para introducir al lector en la creación de páginas de acceso a datos (DAP), el administrador del panel de control, generación de macros y el traspaso de datos entre Access y Word vía VBA. También nos ocuparemos de los analizadores de tablas y rendimiento, así como del Documentador y otras utilidades. Por último, hablaremos de los mecanismos para garantizar la seguridad de la base de datos.

Un panel de control para la base de datos
En la entrega anterior animábamos al lector a que explorara por sí mismo las posibilidades del Administrador del panel de control, añadiendo un formulario principal que enlazara con algunos objetos de la base de datos. Ahora lo llevaremos a cabo mediante la creación de uno con las opciones: Profesores, Cursos y Salir. A su vez Profesores -véase Figura 1- enlazará con otra página del panel de control con las opciones apropiadas, al igual que ocurrirá con Cursos.
En líneas generales, el proceso para lograrlo es éste:
1. Seleccione en el menú HerramientasUtilidades de la base de datosAdministrador de panel de control.
2. Cree tantas páginas como necesite en el panel de control mediante el botón Nueva; por ejemplo, la del Panel principal, Profesores y Cursos.
3. Haciendo doble clic en el nombre de la página del panel, accederá a un cuadro de diálogo desde el que, pulsando Nueva, podrá añadir los elementos (opciones) que integrarán la página. Por ejemplo, en Profesores serán: Formulario de profesores, Consulta de cursos por profesor, etc. y una opción para regresar al panel principal.
4. Por último, un doble clic en cada elemento integrante de la página dará acceso a un cuadro de diálogo desde el que podrá asociar un comando a cada elemento, y al comando un objeto sobre el que actuar; por ejemplo, Formulario de profesores disparará el comando Abrir el formulario en modo Agregar y el formulario que abrirá será Profesores.
Como puede ver en la Figura 2, el proceso es más sencillo de lo que parece. Al finalizar, puede comprobar que Access ha generado un formulario para cada página del panel de control. Por supuesto, puede utilizar la vista Diseño para adecuar la presentación del mismo a sus necesidades. También puede verificar que hay una tabla nueva por cada página del panel, conteniendo las opciones de la misma.
Sólo queda indicarle a Access que, al abrir la base de datos, muestre el panel de control principal. Esto se consigue fácilmente en el cuadro de diálogo Inicio (HerramientasInicio), concretamente en la lista desplegable Mostrar Formulario/Página. Como puede ver en la Figura 3, además en este cuadro de diálogo podrá dar un nombre a la aplicación, asociarle un icono, elegir las barras de menús a presentar y, en definitiva, controlar cómo debe iniciarse la base de datos.

Macro para transferir el resultado de una consulta a Excel
Veamos la opción Gastos mensuales en concepto de profesorado, presente en el panel de control creado anteriormente. Se pretende que, al pulsarla, lance la consulta de gastos mensuales, exporte su resultado a un libro de una hoja de cálculo y lo abra en Excel. Para ello es necesario crear una macro, muy sencilla, y asociarla a un comando del panel de control mediante el administrador.
Para crear la macro, actúe de igual forma que para crear cualquier otro objeto (tabla, consulta, etc.); es decir, sitúese en el panel de la base de datos, pulse en el objeto correspondiente -en este caso Macros- y presione el botón Nuevo. Aparecerá la ventana Macros -véase Figura 4-, donde podrá indicar las acciones que compondrán la macro y sus argumentos respectivos. La ventana Macros está compuesta de dos paneles: el superior está dividido en las columnas Acción y Comentario, la primera presenta una lista desplegable donde seleccionar la acción a realizar, y la segunda es meramente informativa; el panel inferior contiene los argumentos propios de la acción activa. Concretamente, nuestra macro tendrá tres acciones:
1. En la primera fila de la ventana Macros, seleccione la acción TransferirHojaCálculo. En los parámetros indique que: el tipo de transferencia es Exportar, el nombre de la tabla (consulta en este caso) es Gastos mensuales en concepto de profesorado y el nombre del archivo que se generará en la exportación, por ejemplo, C:\Gastos_Enero_2003.xls. Obviamente, esta acción ejecuta la consulta en segundo plano y la exporta al libro indicado.
2. La segunda acción pretende mostrar un mensaje informativo, así pues, seleccione CuadroMsj y, en su argumento Mensaje, teclee Tabla exportada a Excel. Pulse Aceptar para abrir la hoja de cálculo. Si lo desea, puede hacer que el mensaje emita un sonido, cambiar el tipo de icono o poner un texto en su barra de título.
3. Por último, para lograr que el archivo generado se abra en Excel, seleccione la acción EjecutarAplicación y escriba en el argumento Línea de comando: C:\Archivos de programa\Microsoft Offi-ce\Office10\Excel C:\Gastos_Enero_ 2003.xls. Quizá, en su caso, Excel no está ubicado en el camino indicado, cámbielo si es preciso.
Introducidas las acciones y sus argumentos, guarde los cambios, asígnele un nombre y pruébela pulsando el botón Ejecutar (icono con una admiración final) en la barra de herramientas Diseño de macros. Si funciona correctamente, puede cerrar la ventana Macros, acudir al Administrador de panel de control y asignar el comando Ejecutar macro al elemento del panel que disparará esta acción, indicando qué macro debe ejecutar.
Esto sólo es una pequeñísima muestra de cómo automatizar tareas. Aconsejamos al lector que explore las posibilidades de las macros y del uso de acciones condicionadas -seleccione en el menú Ver Condiciones-.

Páginas de acceso a datos
El centro de formación de nuestro supuesto práctico decide evaluar la calidad mediante encuestas a los alumnos, cuyos resultados se almacenarán en una tabla de la base de datos. Los responsables de departamento desean consultar estos datos desde la intranet de la empresa. Concretamente, los datos aparecerán en forma de tabla acompañados por su representación gráfica y agrupados por especialidad (programación, ofimática, etc.).
Gracias al objeto Página de acceso a datos, nuestra labor es sencilla. En pocos minutos podremos desarrollar una página web -véase Figura 5- que muestre el contenido de la tabla Encuestas, totalmente operativa, junto con un gráfico que se actualizará en función de los datos de la tabla. Las páginas de acceso a datos adjuntan una barra de exploración con todos los botones necesarios para desplazarse entre los registros, editarlos, eliminarlos, ordenarlos y filtrarlos; posibilitando todas estas acciones desde la página web.
Tenga en cuenta que al crear una página de acceso a datos, además, también está generando un archivo HTML. Este archivo será el que abrirá desde su navegador (Internet Explorer versión 5 o superior) para ver la página creada; aunque si el usuario que abre la página no tiene Access 2002 instalado, deberá bajarse de la página web de Microsoft el Office XP Web Components.
En líneas generales, el proceso para crear y dejar operativa una página de acceso a datos es:
1. Crearla con el asisten

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