| Artículos | 01 DIC 2002

Access 2002 (III)

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
Continuaremos con el desarrollo del supuesto práctico iniciado en la entrega del mes pasado. Nuestro objetivo: aprender a utilizar y conocer los tipos de consultas, generar y personalizar informes, así como crear botones de comando en un formulario para, por ejemplo, lanzar un informe.

Recordamos al lector que en la entrega anterior planteamos un supuesto práctico en el que proponíamos crear una base de datos para llevar el control de cursos y profesores en un centro de formación. Debido a la extensión del supuesto, lo dividimos en dos partes y el mes pasado creamos las tablas y formularios necesarios. En esta entrega nos centraremos en diseñar las consultas e informes:
- Consulta de profesores por especialidad: programación, diseño gráfico, ofimática, etc.
- Consulta de profesores y cursos en ejecución.
- Consulta de cursos por profesor entre dos fechas.
- Informe de cursos agrupados por especialidad iniciados y finalizados entre dos fechas.
- Informe de gastos mensuales en concepto de profesorado.
Ambos informes estarán, a su vez, basados en consultas. Es decir, su origen de datos será una consulta en lugar de una tabla.
Todo ello nos dará pie a repasar los tipos de consultas admitidos por Access y no sólo a centrarnos en las de selección. Como sabe, las consultas de selección son un modo de interrogar a una base de datos y su finalidad es mostrar registros que satisfagan ciertos criterios, ofreciendo, además, la posibilidad de agruparlos y totalizarlos con facilidad.
Por otra parte, las consultas son también un mecanismo para realizar una acción sobre registros que cumplan un criterio de terminado, por ejemplo: eliminarlos o copiarlos a una tabla nueva. Este tipo de consultas se denominan de acción y quizá no sean muy conocidas por una gran parte de los usuarios ocasionales de Access.
Seguidamente indicaremos los pasos para crear una consulta de selección desde cero.

Consultas de selección
Para ilustrar las consultas de selección, diseñaremos una que muestre los profesores pertenecientes a una especialidad concreta. Tras seleccionar el objeto Consultas, en la ventana Base de datos, haremos doble clic en Crear una consulta en vista Diseño. El proceso general para definir una consulta de selección es el siguiente:
1. Agregar la tabla/s o consulta/s que van a interrogarse. Access le mostrará un cuadro de diálogo con las tablas y consultas disponibles. Tan sólo tendrá que indicar cuáles necesita y pulsar el botón Agregar. En este caso agregaremos la tabla Profesores.
2. Insertar los campos a visualizar en la consulta. Puede hacerlo mediante un doble clic en el nombre del campo -en la tabla del panel superior- o seleccionándolo en la lista desplegable Campo -en la cuadrícula de diseño-. Recuerde que cada campo irá en una columna de la cuadrícula. En el caso del ejemplo, interesan los campos: Apellidos, Nombre, Teléfono fijo, Teléfono móvil, Precio hora aproximado y Especialidad.
3. Si es necesario, indicar el campo o campos por los cuales se ordenará la consulta. De ello se encarga la lista desplegable Orden, que ofrece la posibilidad de ordenar el campo en sentido ascendente o descendente. Ordenaremos la consulta por el campo Apellidos en ascendente.
4. Si la consulta debe satisfacer alguna condición, entonces hay que definir un criterio en el campo o campos involucrados. La condición se define escribiendo una expresión en la fila Criterios correspondiente al campo. En nuestro caso, si deseamos obtener los profesores de la especialidad Ofimática, el criterio corresponde al campo Especialidad y la expresión es, sencillamente, Ofimática. En el cuadro adjunto Expresiones de los criterios de las consultas, encontrará más información de cómo crear criterios más complejos.
Sólo resta guardar el diseño y, pulsando el botón Ejecutar, ver el resultado de la consulta.

Consultas de parámetros
La consulta anterior sólo sirve para los profesores con especialidad en ofimática. Si desea consultar otra especialidad será necesario cambiar el criterio. Quizá esta opción no le parezca muy operativa, y no le faltará razón.
Lo ideal es que, al ejecutar la consulta, Access muestre un cuadro de diálogo
-véase Figura 1- que rece: Introduzca una especialidad; el usuario teclee la requerida en esa ocasión y se obtenga el resultado de la consulta. Para lograrlo, es necesario que el criterio contenga un parámetro que sustituya al texto, número o fecha de la condición. Por ejemplo, en lugar de “Ofimática”, el criterio será [Introduzca una especialidad]. Observe que el criterio va entre corchetes y contiene una frase que invita a teclear un texto, precisamente la que mostrará el cuadro de diálogo al ejecutar la consulta. ¿Qué conseguimos con todo ello? Que un mismo diseño de consulta sirva para obtener los profesores de cualquier especialidad, no sólo los de ofimática.
Haga en la consulta diseñada con anterioridad los cambios propuestos para transformarla en una consulta de parámetro, y pruebe a ejecutarla introduciendo una especialidad cualquiera.
Otro ejemplo de utilización de parámetros lo encontramos en el informe de cursos agrupados por especialidad e iniciados y finalizados entre dos fechas. El informe se basará en una consulta y ésta, que se definirá previamente, deberá tener dos parámetros: la fecha inicial y la fecha final. El criterio correspondiente a Fecha inicio y Fecha de fin prevista será: Entre [Desde la fecha] y [Hasta la fecha].
Para evitar resultados no deseados, es muy recomendable definir el tipo de datos de los parámetros utilizados. Acuda al menú ConsultaParámetros, en el diseño de la consulta, para indicar el nombre de los parámetros -véase Figura 2- y el tipo de datos que admitirán: Sí/No, Byte, Entero, Entero largo, Moneda, Texto, etc. Recuerde que el nombre del parámetro tiene que ser el mismo que figura entre corchetes en el criterio.
Dejaremos al lector el diseño de la consulta de cursos por profesor entre dos fechas, recordándole que debe basarse en tres tablas: Cursos, Contratos y Profesores. Le aconsejamos la utilización de tres parámetros: apellidos del profesor, fecha inicial y fecha final. En la Figura 3 puede ver el diseño de esta consulta.

Consultas con campos calculados
Centrémonos en la consulta que utilizará el informe de gastos mensuales en concepto de profesorado. Pretende obtener el importe a pagar a cada profesor, según las horas impartidas, en un mes determinado. Sabemos que el precio/ hora del curso está almacenado en la tabla Contratos, y el número de horas diarias y fecha de impartición en la tabla Tareas; por tanto, el importe puede computarse fácilmente multiplicando las horas diarias por el precio/hora ¿Cómo implementarlo en la consulta? Creando un campo calculado, es decir, un campo cuyo valor se obtiene mediante una expresión definida por el usuario. Veamos cómo:
1. Cree una nueva consulta en la vista Diseño y agregue las tablas: Profesores, Tareas, Contratos y Cursos.
2. Añada a la consulta los campos: Nombre, Apellidos, Fecha y Horas impartidas.
3. En la celda Campo correspondiente una columna libre, teclee Importe: [Horas impartidas]*[Precio hora]. Como puede ver, Importe es el nombre del campo calculado, la expresión va a continuación y está separada por dos puntos. Observe que los nombres de campo utilizados

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