| Artículos | 01 NOV 2002

Access 2002 (II)

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
Acompáñenos y podrá ver, paso a paso, cómo construir una base de datos para llevar el control de cursos en un centro de formación.

Con fines puramente didácticos, crearemos una base de datos con todos los objetos necesarios para llevar a cabo este proyecto partiendo ya de una estructura de tablas dada. Por lo tanto, no nos ocuparemos del diseño de la base de datos, entendiendo que no entra dentro de los objetivos de este curso concentrado. Sin embargo, recordamos al lector la importancia de un buen diseño antes de ponerse manos a la obra con Access y le remitimos a la entrega del pasado mes, en la que podrá encontrar más información sobre el tema.
Dada la extensión del supuesto práctico, se desarrollará en dos partes. En la primera, que nos ocupará esta entrega, aprenderá lo necesario para diseñar y utilizar tanto las tablas como los formularios. Todo ello desde cero y sin necesidad de recurrir a los asistentes.

Supuesto práctico
Imaginemos un centro de formación en informática que imparte cursos de formación ocupacional y continua con profesorado externo. A dicho centro le gustaría tener un control informatizado de los cursos y profesores. Las funciones del mismo serán:
Respecto a los profesores:
- Inserción, edición, eliminación y visualización de los datos referentes a cada profesor.
- Inserción, edición, eliminación y visualización de datos sobre la asignación de profesores a un curso.
- Inserción, edición, eliminación y visualización de partes de horas de trabajo.
- Consulta de profesores por especialidad: programación, diseño gráfico, ofimática, etc.
- Consulta de profesores y cursos impartidos a fecha actual.
- Informe de gastos mensuales en concepto de profesorado.
Respecto a los cursos:
- Inserción, edición, eliminación y visualización de los datos referentes a cada curso.
- Inserción, edición, eliminación y visualización de incidencias por curso.
- Consulta de cursos por profesor entre dos fechas.
- Informe de cursos por especialidad iniciados y finalizados entre dos fechas.
Todos los datos referentes a los profesores y al curso se visualizarán y editarán en formularios diseñados para tal efecto.
Para todo ello crearemos una nueva base de datos con el nombre Gestión cursos y la utilizaremos para ir realizando el supuesto.Veamos qué tablas servirán de soporte para almacenar esta información.

Organización de la información en tablas
La organización de datos en las tablas podría ser la siguiente:
-Profesores. Contendrá los datos personales, fotografía, curriculum, precio/hora medio y especialidad del profesor.
-Cursos. Albergará la información relativa al tipo de curso, especialidad, duración, fechas de inicio y fin, número de alumnos, etc.
-Contratos. Almacenará la asignación del profesor al curso e incluirá datos como el precio/hora que percibirá el profesor.
-Incidencias. Se utilizará para guardar todas aquellas incidencias que surjan en el curso, tales como interrupciones temporales, cambio de profesorado, etc.
-Tareas. Recopilará las horas diarias impartidas por cada profesor. Servirá para contrastarlas con las horas que facture el profesor.
Quizá algún lector se pregunte el porqué de las tablas Contratos e Incidencias, puesto que sus datos podrían ir en la tabla Cursos añadiendo un campo para el profesor y otro para las incidencias. Tal vez tendría que plantearse qué ocurriría si el curso es impartido por más de un profesor o si tiene más de una incidencia. Esto obligaría a modificar la estructura de la tabla añadiendo un campo más para el segundo profesor o un campo más para las incidencias. Lo cual exigiría modificar consultas, formularios, informes, macros, etc. ya diseñados.
Aclarado este punto, veamos el esquema de trabajo con Access para acometer este supuesto práctico:
1. Crear las tablas y establecer las propiedades de los campos.
2. Relacionar las tablas.
3. Introducir registros en las tablas.
4. Diseñar los formularios en la vista Diseño y probarlos.
El resto, debido a la extensión de este supuesto, lo abordaremos el próximo mes.

Aspectos a tener en cuenta en la estructura de las tablas
En la entrega anterior creamos las tablas mediante el asistente a partir de unos modelos preestablecidos. Con sólo indicar el nombre de los campos que integrarían la tabla fue suficiente. En esta ocasión partiremos de cero y tendremos que indicar la estructura de la tabla, es decir, qué campos la componen, qué tipo de dato almacenarán y qué propiedades tienen -ver Figura 1-. Estas propiedades hacen referencia al tamaño, formato, valor predeterminado, etc. y, en definitiva, afectan a cómo se introducirá, almacenará y visualizará el valor del campo. En el cuadro Propiedades de los campos encontrará una explicación sintetizada de la función de cada propiedad.
Es importante tener claro qué tipos de datos admiten los campos de una tabla y elegir el adecuado. Huelga decir que no es lo mismo un campo destinado a almacenar la fotografía que otro para la dirección postal. También hay que tener en cuenta el espacio requerido para almacenar el valor del campo -depende del tipo- y si van a realizarse operaciones matemáticas con él.
Los tipos admitidos por Access son: texto, memo, numérico, fecha/hora, autonumérico, sí/no, objeto OLE, hipervínculo y asistente para búsquedas.
Para saber más sobre los tipos de datos, su uso y limitaciones, le recomendamos que acuda al tema Tipos de datos de campo disponibles en Access de la ayuda de este programa.
En cuanto al tipo asistente para búsquedas, se utiliza para que el campo muestre, a la hora de rellenarlo, una serie de valores en una lista desplegable. De esta manera se minimizan los errores en la entrada de datos. Por ejemplo, según el planteamiento del supuesto práctico, las especialidades de los profesores pueden ser: Bases de datos, Diseño gráfico, Internet, Ofimática y Programación. Lo ideal es que el usuario seleccione la especialidad en una lista desplegable en lugar de tener que escribirla. Para conseguirlo, el asistente irá haciendo una serie de preguntas; la más importante es de dónde obtener los datos de la lista. Podrá elegir entre:
-Buscar los valores en una tabla o consulta. El asistente le facilitará la selección de la tabla o consulta y campos que “alimentarán” la lista. Por ejemplo, el campo IdProfesor de la tabla Contratos, tiene como origen de valores la lista con los campos: IdProfesor, Nombre y Apellidos, aunque la lista desplegable sólo mostrará los dos últimos. Esto es debido a que el primero, IdProfesor, se utiliza como columna dependiente, es decir, su valor será el que se almacene al seleccionar a un profesor.
-Escribir los valores que desee. Tan sólo hay que teclear los valores que compondrán la lista. Es el caso del campo Especialidad anteriormente mencionado -ver Figura 4-.
En la Tabla B puede encontrar qué campos del supuesto son de tipo asistente para búsqueda y los datos necesarios para poder crearlos.

La vista Diseño de tabla
Como veremos a continuación, toda la información integrante de la estructura de la tabla se introduce en la vista Diseño de la tabla. Pero pongámonos en marcha y creemos la pr

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