| Artículos | 01 OCT 2002

Access 2002 (I)

Tags: Histórico
Rodolfo de Benito.
Conceptos básicos y utilización de los asistentes para crear una base de datos sencilla.

Concluidos los cursos de Word y Excel, ahora le toca el turno a otra de las aplicaciones más populares del paquete Office: Access 2002. Al igual que en los pasados cursos, durante cuatro entregas veremos la forma de “sacar el jugo” a este gestor de bases de datos. En esta ocasión veremos qué elementos integran Access e indicaremos cómo crearlos fácilmente desde los asistentes. Incluso crearemos una pequeña aplicación basada en las plantillas incorporadas. El objetivo de esta entrega es orientar sobre las posibilidades de esta herramienta y mostrar cómo, sin muchos conocimientos de Access, es posible realizar bases de datos sencillas.

Introducción
Muchos usuarios noveles se sienten frustrados cuando intentan trabajar con Access por primera vez. Frecuentemente se aventuran a utilizarlo después de conocer el funcionamiento de Word y Excel; aplicaciones cuyo manejo es más intuitivo y que se basan en pocos conceptos y muy sencillos: párrafo, hoja, libro, etc. Esto no quiere decir que Access sea una herramienta difícil de usar. No obstante, al ser un gestor de bases de datos, es fundamental que el usuario tenga claros algunos conceptos sobre esta materia. Piense en lo complicado que le resultaría a una persona sin conocimientos contables emplear un programa pensado para llevar la contabilidad.
Pongamos el caso de una empresa de reparaciones del hogar que no disponga de ordenadores para llevar la gestión de su negocio. La información sobre sus clientes, empleados, reparaciones, pagos, etc. está en soporte papel y almacenada en voluminosos ficheros de oficina.
Con este sistema surgen algunos problemas:
- Información redundante e inconsistente. Por ejemplo, cada vez que hay que hacer una reparación a un cliente hay que repetir de nuevo sus datos en la ficha de reparaciones, es posible que por error se asigne un número de cliente inexistente, un mismo cliente puede figurar en dos o más fichas de reparación con algún dato diferente, etc.
- Dificultad para recuperar información de forma eficiente. Conocer el gasto de materiales de reparación en un período de tiempo determinado o el número de horas trabajado por los empleados en un mes, pueden ser operaciones costosas en tiempo.
- Falta de integridad. Es decir, dificultad para cumplir las reglas que deben observar ciertos datos. Por ejemplo, los materiales siempre deben facturarse un 30% más que el precio de coste.
- Baja o nula seguridad en el acceso a la información.
Suponga ahora que la empresa decide comprar un ordenador para sustituir el soporte papel por soporte magnético, almacenando la información en ficheros informáticos controlados por un pequeño programa. El beneficio inmediato es el ahorro de espacio y la velocidad de acceso a la información, pero:
-Pueden seguir apareciendo inconsistencias y redundancias (no tiene por qué si el programa está bien diseñado).
-La definición de los datos, en lugar de estar aparte, está incluida en la codificación del programa.
-El control sobre el acceso y manipulación de datos está impuesta por el programa. Por ejemplo, cada nueva consulta debe encargarse al programador.
-La seguridad de acceso a los datos puede ser pobre o insuficiente.
Para solucionar todos estos problemas del tratamiento y recuperación de la información surge el Sistema Gestor de Bases de Datos o SGBD.

Algunos conceptos básicos
Un SGBD aporta unos servicios que, en resumen, se ocupan de almacenar y recuperar los datos, asegurar su coherencia, aportar mecanismos de seguridad, controlar el acceso de múltiples usuarios y poseer herramientas para facilitar la administración de la base de datos Además de todo esto, debe incluir un lenguaje de definición de datos y otro de manipulación de los mismos. Oracle es un buen ejemplo de potente SGBD y, a nivel microinformático, Access es un buen representante, aunque con menos pretensiones.
No hay que confundir un SGBD con una base de datos, la cual puede definirse como una colección de datos en donde los datos, tienen una definición y descripción comunes y están estructurados de una forma particular.
En cuanto a la estructura de la información, Access almacena los datos sobre un tema específico en entidades denominadas tablas -ver Figura 1-. Por ejemplo, los datos personales de los clientes estarían almacenados en una tabla. Estas entidades organizan los datos en columnas llamadas campos y en filas llamadas registros. La colección de datos perteneciente a un cliente forma un registro que estará almacenado en una fila de la tabla. La dirección de los clientes es un campo y estará almacenado en una columna determinada.
A su vez, las tablas pueden relacionarse entre sí, evitando la anteriormente mencionada redundancia de información. En la tabla de reparaciones no se almacenarán los datos del cliente, sino su número identificativo. Este número estará relacionado con la tabla de clientes y, por lo tanto, a partir de él podrán obtenerse sus datos. Es más, podríamos conseguir que no permitiera cumplimentar una reparación si el identificador del cliente no existe.

Una base de datos totalmente operativa en un minuto
Introducidos los conceptos básicos, nos ocuparemos de ver cómo Access es capaz de implementar una base de datos totalmente operativa sin apenas intervención del usuario, tarea realizada por el asistente para la creación de bases de datos basadas en plantillas. El asistente se encarga de crear todos los elementos necesarios para que el usuario sólo se preocupe de utilizarla y no de diseñarla.
Mediante este proceso logrará tener desde una base de datos para control de inventario hasta una pequeña aplicación para introducir pedidos. En la Figura 2 puede ver las plantillas incluidas en Access.
A modo de ejemplo, suponga que es propietario de una pequeña empresa de reparaciones del hogar y necesita una sencilla aplicación para llevar la gestión de sus servicios: clientes, empleados, piezas, pedidos de trabajo y pagos. Veamos cómo crearla con sólo unas pulsaciones de ratón:
1. Inicie Access. En el apartado Nuevo a partir de una plantilla del Panel de tareas, pulse Plantillas generales.
2. En el cuadro de diálogo Plantillas pulse la solapa Bases de datos, pulse el icono Administrador de llamadas y acepte.
3. Access le pedirá un nombre y ubicación para su nueva base de datos. Llámela Reparaciones y pulse Crear.
4. El asistente para bases de datos se inicia y le informa de los datos que almacenará. Pulse Siguiente y siga las instrucciones del asistente hasta completar todo el proceso. Podrá elegir qué datos quiere almacenar y aspectos generales referentes al diseño. Incluso podrá elegir una imagen a imprimir en todos los informes. Recuerde que debe pulsar el botón Siguiente para avanzar o Atrás para regresar al paso anterior.
5. Cuando termine, pulse el botón Finalizar y el asistente comenzará a crear los objetos necesarios en la base de datos. Seguidamente le solicitará los datos de la empresa: nombre, dirección, etc.; necesarios para los informes.
6. Cumplimentados los datos anteriores, cierre la ventana y verá el Panel de control principal -ver Figura 3-, con todas las opciones disponibles en la aplicación.
Experimente por su cuenta las posibilidades que ofrece: cree un nuevo cliente y asóciele una orden de trabajo, i

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