| Artículos | 01 MAY 1995

50 trucos para procesadores de textos

Tags: Histórico
Julián Casas y Joaquín Suárez.

Es usted un usuario avanzado que cree saberlo todo de su procesador de textos? ¿O es un usuario novel que no encuentra la manera de incrementar su productividad con él? En cualquiera de los dos casos, es posible que se sorprenda cuando lea las siguientes páginas de este artículo. En ellas hemos recogido una amplia selección de trucos que se pueden realizar en los tres procesadores de texto más utilizados en el entorno Windows: Word 6, WordPerfect 6 y Ami Pro 3.

Los objetivos que hemos perseguido al seleccionar estos trucos han sido tres. En primer lugar, ofrecer al lector información más o menos oculta o difícil de alcanzar sobre las nuevas características que incorporan las versiones más recientes de estos programas. En segundo lugar, ofrecer vías alternativas de utilizar las herramientas existentes. Y, en tercer lugar, ofrecer al lector formas de solucionar algunas deficiencias de estos programas. Por tanto, adelante. Lea estos consejos y piense luego si le son útiles.

Word para Windows

1. Comenzar con buen pie.

¿Quiere crear un pie de página en el que ponga "Página n de nnn", donde nnn sea el número total de páginas del documento? Para lograrlo, ejecute el comando Ver, Encabezado y pie de página y escriba "Página " (la palabra Página seguida por un espacio. Haga clic en el botón Números de página para insertar el número de la página actual y luego escriba un espacio seguido de la palabra "de" y de otro espacio. A continuación ejecute el comando Insertar, Campo y seleccione NúmPáginas de la lista Nombre del campo. Para terminar, haga clic en Aceptar.

2. Alinear los pies de foto.

El truco para alinear con precisión el pie que se pone bajo un gráfico consiste en usar una tabla de dos celdas, una encima de la otra. Importe el gráfico en la celda de arriba y escriba el pie en la de abajo, y se acabó. En la figura 1 puede ver un pie de foto perfectamente alineado sobre un gráfico.

3. Taquigrafía.

La mejor de todas las características nuevas de Word 6 para Windows es, sin duda, Autocorrección. Por ejemplo, si escribe "qeu" seguido de un espacio o de un signo de puntuación, automáticamente se cambiará por "que". Pero las habilidades de Autocorrección no acaban aquí. Por ejemplo, si utiliza con frecuencia palabras que sean difíciles de escribir como esofagogastroduodenoscopia, o frases hechas como "Aprovecho la ocasión para saludarle muy atentamente", Autocorrección le puede hacer la vida más fácil. Seleccione la palabra, frase o, incluso, párrafo que repite frecuentemente. A continuación ejecute el comando Herramientas, Autocorrección y escriba en el cuadro Reemplazar una combinación de letras que sea fácil de recordar (por ejemplo, ee para esofagogastroduodenoscopia). Asegúrese de que está seleccionada la opción Reemplazar según se escribe y haga clic en Aceptar. A partir de ahora, cada vez que escriba esa combinación de letras seguida de un espacio o de un signo de puntuación, Word insertará la palabra o frase sustituta en su lugar.

El único aspecto negativo de esta técnica consiste en que Word almacena las frases de Autocorrección en la plantilla NORMAL.DOT. En determinados ordenadores, Word funcionará más lento si esta plantilla se hace demasiado grande. Sin embargo, hay usuarios que usan más de 800 autocorrecciones (algunas de ellas frases completas) sin que se produzcan efectos molestos.

4. Estampar la firma.

Otra posibilidad de Autocorrección. ¿Tiene la mano dolorida de firmar 50 cartas diarias? Puede usar Autocorrección para estampar su firma (o cualquier otro gráfico que use a menudo) en sus documentos. Para llevar a cabo este pequeño truco, abra cualquier documento de Word que contenga su firma digitalizada; si es necesario, inserte su firma desde un archivo gráfico en un documento de Word que esté en blanco. Haga clic en la firma para seleccionarla, y luego ejecute el comando Herramientas, Autocorrección. Word colocará automáticamente el gráfico seleccionado en el cuadro Con (aunque es posible que no pueda verlo). Todo lo que le queda por hacer es escribir una combinación de letras en el cuadro Reemplazar y luego seleccionar Aceptar.

Sin embargo, una advertencia: no utilice una palabra válida como abreviatura, a no ser que quiera que su firma vaya apareciendo por todas partes cada vez que escriba esa palabra. Una buena manera de evitar esto consiste en añadir un número a una palabra. Utilice abreviaturas tales como firma1 o imagen2 para ahorrarse problemas.

5. Menús personalizados.

Si en Word 6 utiliza con frecuencia un mismo archivo, ¿por qué no lo deja permanentemente el menú Archivo? Para lograrlo, empiece por pulsar Ctrl-Alt- (las teclas Ctrl, Alt y la tecla del signo más). Cuando el puntero se transforme en un signo más, ejecute el comando Archivo, Abrir. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir, haga clic una vez sobre el nombre del archivo en cuestión y luego haga clic sobre Cancelar. El nombre del archivo aparecerá a partir de ese momento en el menú Archivo, justo debajo del comando Salir.

Si quiere eliminar del menú Archivo el nuevo comando, pulse Ctrl-Alt-. El puntero se transformará en un signo menos. Entonces seleccione el nombre del documento en el menú Archivo, y el comando desaparecerá. Debe tener cuidado cuando use esta técnica de eliminación, ya que si por error hace clic, por ejemplo, sobre el comando Abrir, eliminará este comando del menú Archivo.

6. Asignaciones de Realizar con mayor rapidez asignaciones de atajos de teclado.

A menudo es mucho más rápido pulsar una combinación de teclas que pelearse con los menús y submenús. Word 6 proporciona una manera rápida y sencilla de asignar atajos de teclado a los comandos.

Empiece pulsando Ctrl-Alt-. Esto hará que el cursor se transforme en una raya horizontal (_). Luego seleccione el menú o icono que desee. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Personalizar pulse las teclas Ctrl y/o Alt y/o Mayús junto con otra tecla que represente un carácter (por ejemplo, una letra). La combinación de teclado aparecerá en el cuadro Presione nueva combinación. Debajo del cuadro podrá ver la acción a la que esté asignada en ese momento esa combinación de teclado. Si cambia de idea y decide que no quiere usar esa combinación, pulse Retroceso y pruebe con otra distinta. Cuando haya seleccionado la combinación que le guste, haga clic primero en el botón Asignar y luego en el botón Cerrar. A partir de ese momento, el comando en cuestión se encontrará a la distancia de una simple pulsación de teclas.

7. Cerrarlos todos.

Si tiene abiertos un montón de documentos, no tiene que preocuparse de cerrarlos uno a uno antes de salir de Word. Cuando trate de salir de Word (con Alt-F4, usando el comando Archivo, Salir o haciendo doble clic en el cuadro del menú de Control) sin cerrar previamente los archivos que no haya guardado, la aplicación le preguntará si quiere guardar los cambios en cada uno de esos archivos. Si lo que quiere es, simplemente, cerrar todos sus documentos sin salir de Word, mantenga pulsada la tecla Mayús y, con el ratón, despliegue el menú Archivo; el comando Cerrar de este menú se habrá transformado en Cerrar todos. De nuevo, un cuadro de diálogo le preguntará si quiere guardar los documentos modificados.

8. Abrir automáticamente el último archivo utilizado.

¿Desea reanudar su trabajo la próxima vez que abra Word con el último archivo que haya utilizado? Aquí tiene una macro que realiza este trabajo. Seleccione el comando Herramientas, Macro, escriba el nombre AutoExec en el campo Nombre de la macro y haga clic en Crear. Entre las líneas Sub MAIN y End Sub, introduzca la línea ArchivoLista 1 y pulse +G para guardar la macro (responda Sí a la pregunta que aparec

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