| Artículos | 01 ABR 2011

21 trucos para sacar el máximo partido a la suite de productividad

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Si hace tiempo que no le echas un vistazo a Google Docs, ahora es un buen momento para hacerlo. Esta suite ofimática, que trabaja completamente dentro de una ventana de un navegador, ha continuado, lenta pero segura, evolucionando hasta convertirse en un conjunto de herramientas gratuitas realmente fácil de usar.

Google docs
El camino ha sido largo desde que Google compró el procesador de textos colaborativo Writely en 2006. Al contrario que otros lanzamientos de software de sobremesa como Microsoft Office, que tiene importantes actualizaciones cada pocos años, Google Docs es un trabajo en constante cambio. Google introduce nuevas características sobre una base en constante evolución y los complementos continúan apareciendo tanto por parte de Google Labs –para los que utilizan Google Apps for Business- como desde el Google Apps Marketplace.
Hemos hecho un profundo análisis de Google Docs y damos a conocer 21 trucos para conseguir sacarle más provecho explorando algunas de sus características menos evidentes en su procesador de datos, hoja de cálculo o software para presentaciones, con un par de trucos también para Gmail. Nuestra cobertura va desde la edición de fotos incorporando textos a trabajar con múltiples monedas en una hoja de cálculo. También compartimos contigo diferentes modos de usar la página de inicio del organizador de documentos y para maximizar el espacio de edición.
Antes de empezar, ten en cuenta que Google Docs trabaja mejor con su propio navegador, es decir, con Chrome, pero también con Firefox, de Mozilla. La funcionalidad de la suite puede verse un poco limitada si usamos Internet Explorer.
Google Docs continúa mejorando prácticamente cada mes, sacando nuevas características. Un buen modo de mantenerse al día con estas novedades es seguir el blog de Google Docs, que escribe el mismo equipo que desarrolla Docs.
Además, no tengas miedo de hacer clic por Google Docs para encontrar cómo funcionan sus características, y no descartes la posibilidad de tomarte tu tiempo en explorar el foro de Google Docs, donde los usuarios escriben cosas muy interesantes que han ido descubriendo por sí mismos.

1- Buscar en Docs y Gmail a la vez
Puedes trabajar con más de una moneda en una hoja de cálculo haciendo clic en el botón de Más Formatos en la barra de herramientas. ¿No sería genial poder buscar tanto en Gmail como en tu lista de documentos Google al mismo tiempo? Afortunadamente, en Gmail Labs han trabajado en el modo de lograr que esto sea posible. Para acceder a Labs desde Gmail, haz clic en Configuración en la parte derecha superior de la pantalla y luego haz clic en el enlace a Labs.
Baja hasta que veas la entrada de Búsqueda de Aplicaciones, luego haz clic en Habilitar y después, en Guardar Cambios en la parte superior o inferior de la lista. Cualquier búsqueda que hagas desde Gmail también analizará tus documentos y los archivos resultantes aparecerán bajo los resultados de Gmail.

2- Trabajar con más de una divisa en una hoja de cálculo
Para establecer un el formato de moneda base de una hoja de cálculo, haz clic en Archivo y luego en Configuración de Hoja de Cálculo. Cambia la configuración local al país relevante. Estados Unidos para el dólar, por ejemplo.
Independientemente del lugar que elijas, puedes marcar celdas o rangos de celdas para que se formateen en una moneda diferente. Para hacerlo, marca esas celdas y haz clic en el botón de Más Formatos que está en la barra de herramientas (es el botón etiquetado como “123”). Después, baja hasta el menú desplegable de Más monedas y haz tu propia selección.

3- Crear dibujos dentro de presentaciones
Cuando crees una presentación, no necesitarás pasar al componente de dibujo separado para hacer un boceto. En su lugar, haz clic en Insertar y luego en Dibujo. Esos comandos abrirán la interfaz de dibujo en una pantalla flotante. Cuando acabes, haz clic en Guardar y luego cierra para poder insertar el dibujo en la presentación, donde la podrás reubicar y redimensionar.

4- Ajusta fotos en su posición
Puedes fijar imágenes en su posición dentro de los documentos, forzando al texto a fluir en torno a ellas. Por defecto, el procesador de textos de Google Docs inserta fotos de tal modo que se mueven con el texto; este arreglo se conoce como Línea de posicionamiento. Para fijar la foto a la página de modo que se mantenga fija cuando el texto fluya alrededor suyo, de modo que para moverla sea necesario hacer clic en ella y arrastrarla, selecciona la imagen y luego, en la parte inferior, haz clic en Fijar.

5- Rápido backup de todos los documentos off-line
Si lo que quieres es guardar todos los documentos que tienes en los servidores de Google y pasarlos a tu disco duro, empieza por situar el ratón encima de cualquier archivo de la lista de archivos que aparece en la página de inicio de Google Docs. A continuación, elige Acciones y selecciona Descargar en el menú que te aparecerá.
En la caja de diálogo resultante, haz clic en la pestaña Todos los elementos. Verás muchos iconos de cada tipo de archivo que puedes descargar, si estás de humor, haz clic en el botón de Descargar. Los archivos se descargarán todos juntos en un archivo .zip.

6- Recopilar datos utilizando formularios
¿No quieres dejar tu trabajo en la nube? Puedes hacer copias de seguridad de tus archivos Google Docs localmente. Algunas veces, necesitas recopilar datos de compañeros de trabajo, clientes o cualquier otra persona. Los formularios proporcionan un modo rápido de satisfacer esta necesidad, ofreciendo interfaces sencillas de múltiples preguntas que puedes enviar por correo electrónico a otras personas o incluirlas en páginas Web.
Para empezar, abre una nueva hoja de cálculo y selecciona Formulario; luego selecciona Crear un Formulario. En la ventana que te aparezca, teclea tu primera pregunta en el campo de Título de la Pregunta. Puedes incluir texto opcional en el campo de Ayuda de texto si es lo que quieres. Si lo haces, ese texto aparecerá encima de la pregunta en el cuestionario. En el campo de Tipo de pregunta, selecciona el tipo de respuesta que buscas, es decir, respuesta múltiple, texto plano o cualquiera que elijas. Si lo que buscas son datos numéricos, selecciona también Texto.
Para introducir otra pregunta, pasa el ratón sobre Ejemplo de Pregunta 2 y haz clic en el icono del lápiz. Luego, repite los pasos descritos más arriba. Para añadir más preguntas, haz clic en el botón de Añadir un ítem en la parte superior izquierda de la ventana.
Una vez que tus preguntas estén finalizadas, manda por correo electrónico el formulario a sus receptores haciendo clic en el botón de Enviar por correo este formulario. Alternativamente, abre la lista desplegable de Más acciones y selecciona Embeber para obtener código HTML que puedas insertar en una página web.
Cualquier dato que la gente introduzca en tu formulario aparecerá en la parte superior de la hoja de cálculo. Puedes gestionar o borrar formularios utilizando el menú Formulario de la hoja de cálculo.

7- Insertar vínculos arrastrándolos
Puedes habilitar formularios para recopilar datos sin necesidad de que los participantes vean tu hoja de cálculo. El modo más habitual de insertar un hipervínvulo en un documento de texto es elegir Insertar y luego Enlace o presionar Ctrl-K. Pero otra opción

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