| Artículos | 01 MAR 1998

20 trucos para Word 98

Tags: Histórico
José Mª Fontán y Francisco Martín.

Word es el tratamiento de texto más utilizado en la actualidad, pero no siempre se obtiene el mayor rendimiento. Conozca algunos trucos que le ayudarán a aprovechar mejor su rendimiento.

1- Pruebe su velocidad. No sólo hay que exigir velocidad al ordenador. A veces también se debería exigir velocidad el usuario mismo. Por ejemplo, no es lo mismo resolver por ratón o por teclado tareas tan comunes como la de enviar al inicio del párrafo el cursor para realizar alguna inserción o supresión. En estos casos pocos se han parado a pensar que si se está escribiendo con las dos manos, la utilización del ratón es un motivo de retardo más que de aceleración de tan sencilla operación. Sin mover apenas las manos el cursor puede volar hacia el inicio del párrafo con sólo teclear Ctrl+?. Cualquier lector podrá comprobar que esta acción de teclado es mucho más rápida que la de mover la mano derecha, retomar el ratón y pulsar el botón izquierdo (tres movimientos contra uno) cuando se está en plena actividad escribidora.

2- Teclas que hacen cosas. Nuestro primer test es en realidad una prueba de velocidad para el usuario que trabaja en la oficina. ¿Sabía el lector lo que es posible obtener con cada una de las siguientes pulsaciones de tecla? Ctrl+Y: Repite acción anteriormente realizada. Ctrl+Espacio: Retira cualquier formato sobreañadido al estilo básico del párrafo. Ctrl+F6: Cambia a ventana siguiente de documento activo (Ctrl-Mayús+F6, lo mismo, pero en sentido opuesto). Ctrl+0: Espacio de una línea encima del párrafo (Ctrl+0, de nuevo, lo anula). Alt+arrastrar guías de la regla: Medida exacta de la sangría o margen.

3- Cosas que se hacen con teclas. Y ahora pruebe al revés. Lea la siguiente lista de efectos y pruebe a ver si conoce las teclas con que pueden conseguirse. Centrar una tabla con respecto a márgenes de página (Alt-5 y clic sobre icono Centrar). Dividir una tabla en dos (Ctrl-Mayús-Intro). Desplazar un párrafo entero hacia arriba (Alt-Mayús-Cursor Arriba) ó hacia abajo Alt-Mayús-Cursor Abajo). Usar la brocha de formato más de una vez (Clic doble sobre el icono de la brocha).

Escribir subíndice (Ctrl-=) y superíndice (Ctrl-+). Escribir puntos suspensivos siempre igual (Ctrl-Alt-.)

Es importante señalar que Alt-Mayús-Cursor Arriba y Alt-Mayús-Cursor Abajo permiten desplazar filas (enteras!) dentro de las tablas. Si lo que se quiere es dejar un párrafo ?flotando?, es decir, libre para ser arrastrado a cualquier rincón de una página, el usuario debe recurrir a enmarcarlo previamente (seleccionar el párrafo entero y activar Insertar+Cuadro de texto).

4- Atajos y menús contextuales. De lo anterior se deduce que un usuario atento hará bien en aprender poco a poco el efecto de las combinaciones de teclas (atajos), al menos las más socorridas. Word le ofrece en su índice de ayuda (término teclas de método abreviado) un excelente resumen que le aconsejamos consulte de vez en cuando, pero sin obsesionarse. Quizás más valioso le resulte probar lo siguiente:

Coloque el cursor en la barra de iconos y pulse el botón derecho. Del menú contextual así obtenido seleccione la última opción, Personalizar. Aparece un cuadro de diálogo donde debe hacer clic en la tercera ficha, Opciones, y activar las casillas Mostrar sugerencias en las barras de herramientas y Mostrar teclas de método abreviado en las sugerencias. A partir de ahora, la mayoría de los iconos le mostrarán, cada vez que pase el cursor por ellos, una breve explicación de lo que hacen y el atajo que puede utilizar para obtener el mismo efecto. Por ejemplo, el conocido icono del disquete mostrará la lacónica expresión Guardar (Ctrl+G), atajo que le recomendamos usar lo más frecuentemente que pueda.

5- Más Atajos y menús contextuales. Dos ideas adicionales para redondear el truco anterior. Vuelva a abrir el cuadro de diálogo Personalizar (cursor en barra de iconos, pulsar botón derecho de ratón, opción Personalizar) y haga clic esta vez en la primera ficha Barras de herramientas.

a) El último elemento de esta lista es Menús contextuales. Haga doble clic sobre él y descubrirá cuáles son los tres tipos básicos de menús contextuales (Texto, Tabla, Dibujo) y lo que contiene cada uno de ellos por defecto. Lo que le interesa saber aquí es que se pueden arrastrar opciones de tal modo que el menú contextual contenga aquello que realmente le será útil.

b) Tanto en esta ficha como en las dos restantes se encuentra el botón Teclado que le ofrece el sugerente cuadro Personalizar teclado, para que defina a su gusto y comodidad los atajos o combinación de teclas. Nuestro consejo es que, salvo que esté muy necesitado, no realice ningún cambio en las teclas asignadas hasta que se sienta muy seguro en este terreno. A partir de entonces, esta posibilidad le parecerá casi imprescindible.

6- No se abrume con los archivos: domínelos. Aunque todavía le queda un buen trecho por recorrer, Word 97 ofrece un buen puñado de facilidades para manipular sus archivos. He aquí algunas ideas que necesita saber para manejar con soltura sus archivos. El cuadro de diálogo de Archivo - Abrir se encuentra literalmente volcado hacia la búsqueda y visualización de carpetas y archivos. ¿Se pueden realizar otras operaciones que no sean la de búsqueda, visualización o apertura? Pues sí. Y nuestra experiencia nos dice que muchos usuarios todavía no han probado a resaltar un archivo y activar el menú contextual (botón derecho del ratón). Si lo hacen verán que pueden, además, borrar un archivo, cambiar su nombre, copiarlo en otra carpeta o disco, y hasta comprobar si tiene virus antes de enviarlo al destino que se desee (fax, correo, maletín...). Otro detalle interesante: pruebe a activar Archivo teniendo presionada la tecla Mayús. Se encontrará con una nueva opción en el menú: Cerrar todo, que le permite eso mismo, cerrar todos los archivos que tenga abiertos en ese momento (también dispone de Guardar todo, previamente).

Si por su trabajo tiene que bregar diariamente con varios archivos a la vez, le recomendamos incluir estas opciones de guardado y cierre simultáneo de archivos en el menú Archivo. Para ello vaya a Herramientas ? Personalizar y haga clic en la ficha Comandos donde podrá arrastrar hasta el citado menú los iconos correspondientes a tales acciones.

7- Bordes de página para guillotina. A pesar de que los programas de autoedición incorporan esta valiosa utilidad tipográfica, un procesador de textos tan avanzado como Word no acaba de verla dentro de sus propios menús. Pero si el usuario se empeña, todavía le es posible utilizar la siguiente estratagema.

Active Ver ? Encabezado y pie de página y cree dentro del encabezado una tabla de una sola fila y tres columnas. Seguidamente utilice el icono Borde exterior para dar forma a los bordes de las celdas extremas y anular el de la celda central. Vaya al pie de página y haga lo mismo. El efecto final puede ser como el que muestra la figura 1. El lector debe advertir que Word 97 dispone de una nueva opción de menú próxima a este truco: en Formato ? Bordes y sombreado seleccione la ficha central Borde de página para hacer que todas o unas determinadas páginas de su documento lleven borde completo (recuadro), borde sólo a un lado, borde arriba y abajo, etc, con líneas o con adornos especiales. Como usted. guste, siempre que no sean los bordes que aquí le hemos sugerido.

8- Encabezados y pies múltiples. Aprovechando que ya habrá probado el truco anterior, una vez puesto, pruebe este otro, tan fácil como útil. La estrategia de la tabla dentro del área de encabezado y del pie de página le permitirá incluir texto a la izquierda, texto al centro y texto a la derecha del encabezado en cuestión, que, por si fuera poco, puede ser de varias líneas de texto. De todos modos, si el efecto que desea no es excesivamente c

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